Лучшие сценарии автоматизации редко рождаются на совещаниях, они уже спрятаны в вашей переписке. В этом материале вы найдете восемь реальных ситуаций и понятные пошаговые workflows, которые можно внедрить быстро и безопасно.
Когда компании просят «use cases», им обычно нужны не абстрактные идеи, а конкретика: что автоматизировать в первую очередь, какие данные собирать, как не перегрузить команду и какие метрики покажут эффект. Самый надежный способ найти такие кейсы, это смотреть на сигналы в переписке: повторяющиеся вопросы, одинаковые задержки, постоянные передачи между сотрудниками и мелкие задачи, которые возникают десятки раз в день.
Ниже собраны практичные, ориентированные на мессенджеры сценарии. Каждый начинается с реального паттерна сообщений и превращается в систему: триггер, сбор полей, правила решений, действия в системах, fallback и измерение результата. Платформа Staffono.ai хорошо подходит для такого подхода, потому что предоставляет AI сотрудников, которые ведут коммуникации, записи и продажи 24/7 в WhatsApp, Instagram, Telegram, Facebook Messenger и web chat.
Как превратить сообщение в рабочий процесс
Чтобы не построить «умный чат», который все равно заканчивается ручной работой, используйте простую схему.
- Сигнал: повторяющийся тип сообщения (вопрос, запрос, жалоба, намерение).
- Результат: что означает «готово» (создана запись, выставлен счет, закрыт тикет).
- Поля данных: минимальные данные для достижения результата.
- Правила решений: маршрутизация, условия эскалации, исключения.
- Действия в системах: что создается или обновляется (CRM, календарь, таблица, helpdesk).
- Fallback: что делать, если запрос нестандартный или AI не уверен.
- Метрики: как проверить, что это работает.
Workflow 1: Мгновенные ответы по цене и свободным слотам для услуг
Реальный сигнал
«Сколько стоит?» «Есть окна сегодня?» «Можно записаться на пятницу?»
Результат
Клиент получает корректную стоимость и варианты времени, затем подтверждает запись или просит перезвонить.
Пошаговая реализация
- Соберите каталог услуг: название, длительность, правила цены (фикс, от, зависит от опций).
- Определите минимальные поля: тип услуги, локация (если важно), предпочтительный день и время, имя, контакт.
- Сделайте уточнения по одному: если есть опции (например, размер), задавайте один вопрос за раз.
- Подключите доступность: получите свободные слоты из календаря или системы бронирования и покажите 3-5 вариантов.
- Подтвердите и создайте запись: после выбора слота создайте бронирование и отправьте подтверждение и правила.
- Fallback: при нестандартном запросе передайте человеку, но с уже собранными полями и контекстом.
В Staffono.ai AI сотрудник может вести этот сценарий одновременно в WhatsApp и Instagram, включая ночное время и выходные, чтобы вы не теряли записи из-за пропущенных сообщений.
Что измерять
- Конверсия из запроса цены в запись
- Среднее время до подтверждения
- Доля диалогов без участия человека
Workflow 2: Квалификация лидов, которая заканчивается назначенной встречей
Реальный сигнал
«Пришлите детали», «сравниваем варианты», «вы работаете с компаниями как наша?»
Результат
Лид оценен, правильно направлен, и либо записан на звонок, либо отправлен в nurture.
Пошаговая реализация
- Задайте поля квалификации: отрасль, размер, бюджетный диапазон, срок, роль, главная потребность.
- Сформируйте короткий набор вопросов: 3-5 вопросов до предложения календаря.
- Сделайте scoring: например, бюджет + срок + роль.
- Предложите следующий шаг: высокий скор получает слоты для звонка, средний получает материалы и follow-up, низкий получает ресурсы.
- Запишите в CRM: создайте лид, сохраните ответы, назначьте владельца и задачу при эскалации.
- Fallback: если вопросы технические, соберите параметры и передайте специалисту.
Staffono.ai помогает сохранить стабильную квалификацию на всех каналах, даже когда входящие идут волнами. AI сотрудник держит темп диалога и сокращает паузы, из-за которых лид «остывает».
Что измерять
- Конверсия лидов в встречи по каналам
- Доля неявок (после автоматических напоминаний)
- Время до первого содержательного ответа
Workflow 3: Статус заказа и доставка без роста тикетов
Реальный сигнал
«Где мой заказ?» «Трекинг не обновляется» «Можно поменять время доставки?»
Результат
Клиент получает актуальный статус, ссылку на трекинг и допустимые варианты изменений по политике.
Пошаговая реализация
- Соберите идентификаторы: номер заказа, телефон или email, либо фамилия и индекс.
- Получите статус: из e-commerce или службы доставки.
- Переведите статус на человеческий язык: объясните, что происходит и когда ожидать доставку.
- Дайте действия: смена адреса (если можно), перенос, возврат, обращение к перевозчику.
- Эскалация исключений: если статус завис, создайте тикет с контекстом.
Это один из самых окупаемых кейсов: он уменьшает количество повторяющихся обращений. С 24/7 режимом Staffono.ai клиент получает ответ сразу, что снижает раздражение и риск возвратов и спорных платежей.
Что измерять
- Снижение тикетов «где мой заказ»
- CSAT после выдачи статуса
- Доля повторных доставок и возвратов
Workflow 4: Возвраты и обмены с правильным сбором доказательств
Реальный сигнал
«Хочу вернуть» «пришло поврежденным» «не подошел размер»
Результат
Возврат одобрен или отклонен по правилам, отправлена этикетка, склад получает данные, учет чистый.
Пошаговая реализация
- Проверка политики: дата покупки, состояние, окно возврата.
- Структурированные детали: причина, желаемый исход (возврат/обмен), фото при повреждении.
- Генерация этикетки: создайте label и отправьте инструкции.
- Создание RMA: запись в системе и уведомление склада.
- Статусы: получено, проверено, возвращено или обменено.
Workflow 5: Напоминания о визите плюс предварительный сбор данных
Реальный сигнал
«Что нужно взять?» «Можно перенести?» «Как подготовиться?»
Результат
Меньше неявок, больше готовности команды, потому что intake заполнен заранее.
Пошаговая реализация
- Триггеры напоминаний: за 24 часа и за 2 часа в предпочтительном канале.
- Действия в сообщении: подтвердить, перенести, отменить, задать вопрос.
- Intake в чате: 3-6 сообщений для ключевых данных.
- Запись в заметки: отправьте краткое резюме в CRM или событие календаря.
- Fallback: если клиент сообщает о срочности, сразу эскалируйте человеку.
Преимущество Staffono.ai в том, что можно напоминать там, где клиент реально отвечает: в WhatsApp, Instagram или web chat, а не только по email.
Workflow 6: Триаж входящих в HR для массового найма
Реальный сигнал
«Вакансия еще открыта?» «Какие смены?» «Я откликался неделю назад»
Результат
Кандидаты отсеиваются по критериям, подходящие записываются на интервью, рекрутер получает резюме и ответы.
Пошаговая реализация
- Критерии: город, график, опыт, документы, ожидания по оплате.
- Короткие вопросы: быстро и вежливо, при необходимости запрос ссылки на профиль или CV.
- Автозапись: подходящим предлагаются слоты интервью.
- Уведомление: рекрутеру уходит сводка с ответами и контактами.
- Приватность: согласие на хранение данных и сроки хранения.
Workflow 7: Запросы на счет и контроль оплаты
Реальный сигнал
«Выставьте счет» «Как оплатить?» «Нужен чек»
Результат
Счет сформирован, отправлен с ссылкой на оплату, напоминания идут до оплаты, исключения уходят в финансы.
Пошаговая реализация
- Сбор реквизитов: юр. название, адрес, ИНН (если нужно), email для копии.
- Создание счета: в бухгалтерии и отправка payment link.
- Напоминания: день 2, день 5, день 10, с возможностью задать вопрос.
- Исключения: частичная оплата, PO, банковский перевод, передача в финансы.
Workflow 8: Маршрутизация по филиалам для сетей и франшиз
Реальный сигнал
«Есть ли рядом?» «Какой филиал сейчас открыт?» «Нужна поддержка в центре»
Результат
Клиент попадает в нужную точку, получает точные часы и правила, а филиал получает контекст целиком.
Пошаговая реализация
- Справочник локаций: адреса, часы, услуги, контакты.
- Определение намерения: продажа, поддержка, запись, жалоба.
- Выбор филиала: город, геометка, индекс.
- Передача контекста: краткая сводка филиалу (имя, запрос, время, номер заказа при необходимости).
- Fallback: если локация неясна, задайте один уточняющий вопрос.
Здесь Staffono.ai особенно полезен: он помогает стандартизировать правила маршрутизации и качество ответов на всех каналах и во всех точках, сохраняя возможность для локальных команд разбирать нестандартные случаи.
Чек-лист внедрения, чтобы запустить за несколько дней
- Начните с одного workflow, который частый и простой.
- Сделайте первую версию узкой: меньше веток, четкий результат.
- Заложите эскалацию: автоматизация должна снижать нагрузку, а не прятать проблемы.
- Логируйте данные: поля, исходы, причины эскалаций.
- Пересматривайте еженедельно: дополняйте вопросы, обновляйте политику, улучшайте правила.
Что делать дальше
Если вы видите повторяющиеся паттерны сообщений, у вас уже есть план автоматизации. Выберите один сценарий выше, определите «готово» и минимальные поля, затем соберите диалог, который не просто отвечает, а доводит задачу до результата. Для ускорения запуска и покрытия всех каналов в режиме 24/7 можно использовать Staffono.ai, где AI сотрудники берут на себя коммуникации, записи и продажи в WhatsApp, Instagram, Telegram, Facebook Messenger и web chat. Часто достаточно автоматизировать один самый повторяющийся запрос, чтобы почувствовать эффект уже в первую неделю.
