Բլոգի մանրամասներ

Ավտոմատացումը արժեք է ստեղծում հենց այն պահին, երբ հանում է իրական խցանումը` դանդաղ պատասխաններ, կորած լիդեր, ձեռքով follow-up, անճշտ փոխանցումներ, կամ անկանխատեսելի ամրագրումներ։ Սակայն թիմերը հաճախ կանգ են առնում, քանի որ “use case”-երը նկարագրվում են ընդհանուր մակարդակով, ոչ թե որպես գործարկվող workflow։ Ամենաարագ մոտեցումը ավտոմատացումը դիտարկելն է որպես sprint board` ընտրել մեկ արդյունք, սահմանել trigger-ը, նախագծել խոսակցությունը, միացնել համակարգերը, հետո չափել ազդեցությունը։

Ստորև ներկայացված են 7 հաղորդագրային workflow-ներ, որոնք կարելի է իրականացնել քայլ առ քայլ։ Դրանք կառուցված են այն ալիքների շուրջ, որտեղ հաճախորդներն արդեն գրում են` WhatsApp, Instagram, Telegram, Facebook Messenger և web chat։ Staffono.ai-ի նման հարթակները սա դարձնում են կիրառելի, քանի որ տրամադրում են 24/7 AI աշխատակիցներ, որոնք կարող են վարել զրույցը, որակավորել, ամրագրել և ճիշտ տեղ տեղափոխել հարցումները` ձեր բիզնես կանոններին համապատասխան։

Ինչպես օգտագործել այս sprint board-ը

Յուրաքանչյուր workflow-ի համար դիտարկեք 4 հիմնական բաղադրիչ.

• Trigger - ինչն է սկսում ավտոմատացումը
• Խոսակցության դիզայն - ինչ պետք է հարցնի և հաստատի AI-ն
• Համակարգեր - որտեղից պետք է կարդալ կամ ուր պետք է գրել տվյալները
• Ցուցանիշներ - ինչ չափել գործարկումից հետո

Ընտրեք մեկ workflow, գործարկեք, հետո ընդլայնեք։ Սովորաբար ավելի մեծ ROI է տալիս մեկ ամբողջական workflow-ի թողարկումը, քան տասը կիսատ փորձը։

Workflow 1: Ակնթարթային լիդի գրանցում Instagram-ից և WhatsApp-ից, որակավորմամբ

Սցենար

Պոտենցիալ հաճախորդը գրում է «գինը՞» կամ «մեր նման ընկերությունների հետ աշխատու՞մ եք», իսկ թիմը պատասխանում է ժամեր անց։ Լիդը սառչում է կամ ընտրում է մրցակցին։

Trigger

Ցանկացած նոր ներգնա հաղորդագրություն Instagram DM-ում, WhatsApp-ում կամ web chat-ում։

Քայլ առ քայլ իրականացում

• Սահմանեք որակավորման դաշտերը: անուն, ընկերություն (ըստ ցանկության), ինչ ծառայություն է պետք, ժամկետ, բյուջեի միջակայք, վայր, նախընտրելի կապի եղանակ։
• Գրեք կարճ սցենար: 3-ից 5 հարց, ցանկալի է quick replies-ով։ Օրինակ` «Ի՞նչ խնդիր եք փորձում լուծել», հետո «Ե՞րբ եք ուզում սկսել»։
• Ավելացրեք routing կանոններ: եթե ժամկետը «այս շաբաթ» է կամ բյուջեն բարձր է շեմից, նշեք որպես high intent և անմիջապես տեղեկացրեք վաճառքին։
• Միացրեք CRM-ին: ստեղծեք կամ թարմացրեք լիդը, պահեք պատասխանները և զրույցի transcript-ը։
• Սահմանեք follow-up: եթե լիդը դադարում է պատասխանել, ուղարկեք մեկ օգտակար հիշեցում 2 ժամից, ևս մեկը 24 ժամից։

Համակարգեր

• CRM (HubSpot, Pipedrive, Salesforce կամ spreadsheet)
• Ծանուցումներ թիմին (Slack, email կամ ներքին inbox)

Ցուցանիշներ

• Պատասխանելու ժամանակ (թիրախ` 1 րոպեից քիչ)
• Որակավորված լիդերի տոկոս
• Հանդիպումների ամրագրման տոկոս ներգնա հաղորդագրություններից

Staffono.ai-ի միջոցով AI աշխատակիցը կարող է 24/7 իրականացնել այս որակավորումը տարբեր ալիքներով և թիմին փոխանցել միայն բարձր intent լիդերը` մաքուր ամփոփմամբ, որպեսզի մարդիկ ժամանակ ծախսեն փակելու, ոչ թե հիմունքներ հավաքելու վրա։

Workflow 2: Ամրագրման ավտոմատացում, որը հաստատում է մանրամասները և նվազեցնում no-show-ը

Սցենար

Ծառայության բիզնեսը ստանում է ամրագրման հարցումներ գիշերը կամ ծանրաբեռնված ժամերին։ Աշխատակիցները ձեռքով են հաստատում, և առաջանում են սխալներ` սխալ օր, բաց թողնված հասցե, անհասկանալի ծավալ, կամ հիշեցումների բացակայություն։

Trigger

Ամրագրման մտադրություն ունեցող հաղորդագրություն («ամրագրել», «ազատ ե՞ք վաղը») կամ «Book now» սեղմում։

Քայլ առ քայլ իրականացում

• Հավաքեք սահմանափակումները: ծառայության տեսակ, վայր, տևողություն, նախընտրելի օր/ժամ, պատրաստման պահանջներ։
• Ստուգեք հասանելիությունը: կարդացեք օրացույցից և առաջարկեք 2-3 ժամանակային տարբերակ։
• Հաստատեք և ամփոփեք: ուղարկեք վերջնական հաստատում ամսաթվով, ժամով, հասցեով, գնի միջակայքով և չեղարկման կանոնով։
• Վճար/դեպոզիտ: անհրաժեշտության դեպքում ուղարկեք վճարման հղում և հաստատեք վճարումը։
• Հիշեցումներ: 24 ժամ և 2 ժամ առաջ, նաև «ուշանում եմ» տարբերակով։
• Վերաուղղում վերամրագրման համար: թույլ տվեք փոխել ժամանակը «փոխել» կամ նման keyword-ով։

Համակարգեր

• Օրացույց (Google Calendar, Calendly կամ ձեր booking համակարգը)
• Վճարումներ (Stripe կամ payment links)
• CRM նշումներ հաճախորդի պատմության համար

Ցուցանիշներ

• Ամրագրման conversion-ը հաղորդագրություններից
• No-show տոկոս
• Հաստատման միջին ժամանակ

Սա հենց այն ոլորտն է, որտեղ Staffono.ai-ը ուժեղ է. AI աշխատակիցը կարող է WhatsApp-ում կամ Instagram-ում հաստատել ամրագրումները, հավաքել տվյալները մեկ ձևաչափով և պահել օրացույցը ճշգրիտ` առանց թիմի մշտական առցանց լինելու։

Workflow 3: Quote-ից պատվեր, բարձր ծավալի հարցումների համար

Սցենար

Դուք վաճառում եք ծառայություն կամ ապրանք, որտեղ գինը կախված է մի քանի փոփոխականներից։ Մարդիկ հարցնում են «որքա՞ն կլինի», իսկ թիմը պետք է հարցեր տա, հաշվարկի և ձևակերպի պատասխան։ Հետաձգումը կորցնում է վաճառքներ։

Trigger

Գնի/գնահատման մտադրություն ունեցող հաղորդագրություն` «ինչքա՞ն է», «կարո՞ղ եք հաշվարկել», «գնահատում պետք է»։

Քայլ առ քայլ իրականացում

• Ստեղծեք chat-ում “mini-ֆորմա”: հավաքեք նվազագույն տվյալները, որոնք պետք են ճիշտ գնի համար։
• Գնագոյացման տրամաբանություն: պարզ սակագնային աղյուսակ, tier-եր կամ կապ ներքին համակարգի հետ։
• Ուղարկեք կառուցվածքային առաջարկ: ներառեք ծառայությունների ցուցակ, ժամկետ, ներառվածը և հաջորդ քայլը։
• Առաջարկեք 2 փաթեթ: “standard” և “priority”, որպեսզի աճի կոնվերսիան։
• Հավաքեք հաստատում: «պատասխանեք YES» կամ ուղարկեք վճարման/checkout հղում։
• Ստեղծեք ներքին առաջադրանք: հաստատումից հետո ստեղծեք պատվեր կամ ticket։

Համակարգեր

• Գնային աղյուսակ կամ տվյալների բազա
• Պատվերի կամ նախագծերի կառավարում (Trello, Asana, Jira)

Ցուցանիշներ

• Quote-ի տրամադրման ժամանակ
• Ընդունման տոկոս
• Եկամուտ մեկ խոսակցությունից

Staffono.ai-ի միջոցով AI աշխատակիցը կարող է տալ ճիշտ հստակեցնող հարցերը, ապահովել միատեսակ առաջարկներ և հաստատված պատվերները ուղարկել օպերացիաներին` նվազ սխալներով։

Workflow 4: Աջակցության triage, որը լուծում է հաճախակի հարցերը և escalates մնացածը

Սցենար

Աջակցության inbox-ը լցված է կրկնվող հարցերով` առաքման կարգավիճակ, վերադարձ, հաշիվ-ապրանքագիր, մուտք, տեխնիկական պարզ հարցեր։ Գործակալները ժամեր են ծախսում ռուտին պատասխանների վրա, իսկ բարդ դեպքերը ուշանում են։

Trigger

Ցանկացած support հաղորդագրություն կամ “Help” մենյուից ընտրություն։

Քայլ առ քայլ իրականացում

• Ստեղծեք կատեգորիաներ: առաքում, վճարում/հաշիվ, հաշիվ/մուտք, տեխնիկական, ապրանքի խորհուրդներ, չեղարկում։
• Գրեք լուծման playbook-ներ: յուրաքանչյուր կատեգորիայի համար սահմանեք քայլերը և անհրաժեշտ տվյալները (պատվերի համար, email, հեռախոս)։
• Միացրեք տվյալների աղբյուրները: պատվերի որոնում, invoice-ի հանում, կարգավիճակի թարմացում։
• Escalate կոնտեքստով: եթե հաճախորդը դժգոհ է, պահանջում է բացառություն, կամ lookup-ը չի աշխատում, փոխանցեք մարդուն ամփոփմամբ և transcript-ով։
• Փակեք հետադարձ կապը: լուծումից հետո հարցրեք մեկ բավարարվածության հարց և գրանցեք արդյունքը։

Համակարգեր

• Helpdesk (Zendesk, Freshdesk) կամ shared inbox
• Պատվերների համակարգ և հաճախորդների բազա

Ցուցանիշներ

• Առաջին կապով լուծման տոկոս
• Միջին սպասարկման ժամանակ
• Escalation տոկոս (նվազեցնել առանց բավարարվածությունը վնասելու)

Staffono.ai-ը կարող է դառնալ առաջին գիծը տարբեր մեսենջեր ալիքներով, ակնթարթորեն լուծել կրկնվող հարցերը և մարդուն փոխանցել միայն այն դեպքերը, որտեղ պետք է իրական որոշում։

Workflow 5: Գնումից հետո onboarding, որը նվազեցնում է churn-ը և աճեցնում upsell-ը

Սցենար

Հաճախորդը գնում է, հետո անհետանում։ Չի ակտիվացնում, չի անցնում setup քայլերը, չի զգում արժեքը, արդյունքում լինում է վերադարձ կամ հրաժարում։

Trigger

Գնում, բաժանորդագրության մեկնարկ կամ CRM-ում “deal won” փուլ։

Քայլ առ քայլ իրականացում

• Welcome հաղորդագրություն: հաստատեք գնածը և հաջորդ քայլերը։
• 3 քայլով setup: մեկ հարց մեկ հաղորդագրությամբ, որպեսզի պահեք ռիթմը։
• Quick win: տվեք checklist կամ կարճ ուղեցույց իրենց use case-ի համար։
• Ռիսկի հայտնաբերում: եթե 48 ժամում setup չկա, ուղարկեք նախաձեռնող check-in։
• Համապատասխան add-on: quick win-ից հետո առաջարկեք upgrade, որն իրոք կապված է նպատակին։

Համակարգեր

• CRM lifecycle փուլեր
• Product analytics կամ onboarding checklist գործիք

Ցուցանիշներ

• Ակտիվացման տոկոս
• Time to first value
• Upgrade-ի կոնվերսիա

Workflow 6: Սառը լիդերի վերաակտիվացում intent-ով առաջնորդվող հաղորդագրություններով

Սցենար

Ձեզ մոտ կան լիդեր, որոնք հարցրել են, բայց չեն ամրագրել։ Դուք չեք ուզում սպամ անել, ու ոչինչ չեք անում, իսկ եկամուտը “հանգիստ” արտահոսում է։

Trigger

Լիդի անգործություն 7-ից 30 օր սկզբնական զրույցից հետո։

Քայլ առ քայլ իրականացում

• Սեգմենտավորեք: հետաքրքրության տեսակով, բյուջեի զգայունությամբ, վերջին հարցով։
• Value-first outreach: օգտակար խորհուրդ, փոքր ուղեցույց կամ համեմատություն, հետո մեկ հարց։
• Low-friction հաջորդ քայլ: «ուզու՞մ եք արագ գնահատում» կամ «ուղարկե՞մ ազատ ժամանակները»։
• Stop կանոններ: եթե ասում են ոչ, հաստատեք նախապատվությունները և դադարեցրեք հաղորդագրությունները։
• Մարդուն փոխանցում: եթե կան մանրամասն հարցեր կամ գնման intent։

Համակարգեր

• CRM սեգմենտներ և tag-եր
• Opt-in և համապատասխանության (compliance) գրանցում

Ցուցանիշներ

• Պատասխանների տոկոս
• Վերաակտիվացված լիդերի տոկոս
• Վերաակտիվացումից ամրագրված հանդիպումներ

Staffono.ai-ի AI աշխատակիցը կարող է անել վերաակտիվացումը հարգալից և անձնական ձևով` օգտագործելով նախորդ կոնտեքստը և հստակ stop կանոնները, որպեսզի վերականգնեք pipeline-ը առանց վստահությունը վնասելու։

Workflow 7: Ներքին օպերացիոն handoff, որը զրույցները դարձնում է առաջադրանքներ

Սցենար

Թիմը գործարքները փակում է chat-ում, բայց իրականացումը խառն է։ Մանրամասները մնում են հաղորդագրությունների մեջ, ոչ թե համակարգերում։ Օպերացիաները բաց են թողնում պահանջները, ժամկետները սահում են, հաճախորդը ստիպված է կրկնել նույնը։

Trigger

Գործարքի հաստատում, ամրագրում կամ հաճախորդի “հաստատում եմ” հաղորդագրություն։

Քայլ առ քայլ իրականացում

• Քաղեք հիմնական դաշտերը: անուն, deliverable-ներ, վերջնաժամկետ, հասցե, ծավալ, հատուկ նշումներ։
• Ստանդարտ ամփոփում: մեկ պարբերություն և պահանջների bullet list։
• Ավտոմատ task-եր: ստեղծեք project card կամ ticket checklist-ով։
• Նշանակեք պատասխանատուներ: ծառայության տեսակով կամ տարածաշրջանով։
• Հաճախորդին հաստատում: հաջորդ քայլերը և սպասվող ժամկետը։

Համակարգեր

• Project management (Asana, Trello, Monday)
• Թիմի չատ (Slack)

Ցուցանիշներ

• Վաճառքից մինչև task ստեղծման ժամանակ
• Սխալների թիվը բաց թողնված ինֆոյի պատճառով
• Հաճախորդի բավարարվածություն իրականացման ավարտից հետո

Ի՞նչը գործարկել առաջինը

Եթե ցանկանում եք ամենաարագ ազդեցությունը, սկսեք այս երեքից մեկով` լիդի որակավորում, ամրագրումներ կամ support triage։ Դրանք ունեն հստակ trigger-ներ, կրկնվող խոսակցություններ և չափելի արդյունքներ։ Առաջին թողարկումը թող փոքր լինի, բայց ամբողջական, հետո ամեն շաբաթ կատարելագործեք transcript-ների և ցուցանիշների հիման վրա։

Եթե պատրաստ եք այս workflow-ները դարձնել մշտապես աշխատող համակարգ WhatsApp, Instagram, Telegram, Facebook Messenger և web chat ալիքներով, ապա Staffono.ai-ը գործնական մեկնարկային լուծում է։ Staffono-ի AI աշխատակիցները կարող են վարել խոսակցությունները, հետևել ձեր routing կանոններին և արդյունքները կապել CRM-ի ու օրացույցների հետ, որպեսզի ձեր թիմը կենտրոնանա բարձրարժեք աշխատանքի վրա, ոչ թե հաղորդագրությունների հետևից վազելու։