Բլոգի մանրամասներ

«Use case»-ը հաճախ թվում է տեսական հասկացություն, մինչդեռ այն ամեն օր է ձեր մեսենջերներում։ Հաճախորդները կրկնում են նույն հարցերը, խնդրում են նույն գործողությունները, և ձեր թիմը կրկին ու կրկին անցնում է նույն քայլերով։ Գործնական մոտեցումը ոչ թե ամեն ինչ ավտոմատացնելն է, այլ «ավտոմատացման հերթ» ստեղծելը, որտեղ ամենաշատ հանդիպող հաղորդագրությունները վերածվում են հուսալի հոսքերի. ճիշտ տվյալների հավաքագրում, կանոնների կիրառում, համակարգերի թարմացում և հստակ պատասխան հաճախորդին։

Ստորև կտեսնեք իրական սցենարներ՝ քայլ առ քայլ իրականացվող աշխատանքային հոսքերով։ Դրանք նախատեսված են հաղորդագրություններով առաջնորդվող բիզնեսների համար, որոնք աշխատում են WhatsApp, Instagram, Telegram, Facebook Messenger և վեբ-չաթ ալիքներով։ Staffono.ai (https://staffono.ai)-ի նման հարթակները հենց այստեղ են օգտակար. 24/7 AI աշխատակիցներ, որոնք վարում են զրույցները, հավաքում տվյալները, կատարում ամրագրումներ և աջակցում վաճառքին տարբեր ալիքներում, որպեսզի ձեր թիմը զբաղվի բացառություններով և բարդ դեպքերով։

Ինչպես ընտրել օգտագործման դեպքեր, որոնք արագ վերադարձ են տալիս

Նախքան կառուցելը ընտրեք մի քանի հաղորդագրության տեսակ, որոնք համապատասխանում են հետևյալին.

• Բարձր հաճախականություն. հանդիպում է ամեն օր կամ օրական մի քանի անգամ։
• Հստակ ավարտ. հարցումը ավարտվում է ամրագրումով, առաջարկով, տիկեթով, վճարման հղումով կամ կարգավիճակի թարմացմամբ։
• Կառուցվածքային տվյալներ. կարող եք թվարկել դաշտերը, որոնք պետք են հաջորդ քայլի համար։
• Անվտանգ սահման. հստակ է, թե երբ է պետք փոխանցել մարդուն։

Յուրաքանչյուր use case-ի համար գրեք մեկ նախադասություն. «Երբ հաճախորդը խնդրում է X, համակարգը պետք է անի Y և հաստատի Z»։ Այնուհետև քարտեզագրեք հոսքը։

Աշխատանքային հոսքի ձևանմուշ, որը կրկնվում է բոլոր սցենարներում

Օգտագործեք նույն կմախքը, որպեսզի ներդրումը արագանա.

• Սկիզբ (trigger). մտադրություն կամ իրադարձություն, որը запуска է հոսքը։
• Տվյալների հավաքագրում. նվազագույն դաշտեր և վավերացում։
• Ուղղորդման կանոններ. ինչպես եք որոշում սեփականատիրոջը, առաջնահերթությունը, համապատասխանությունը։
• Գործողություններ. ինչ է ստեղծվում կամ թարմացվում (CRM, օրացույց, տիկեթինգ, աղյուսակ)։
• Հաստատում հաճախորդին. հստակ հաջորդ քայլեր և ժամկետներ։
• Պահուստային սցենար. երբ փոխանցել մարդուն և ինչ կոնտեքստ տալ։
• Չափումներ. ինչպես եք ապացուցում արժեքը։

Staffono.ai-ը օգտակար է, քանի որ կարող է լինել զրույցի «առաջին գիծը», հավաքել կառուցվածքային տվյալներ չաթով և հետևողականորեն գործարկել գործողությունները տարբեր ալիքներում, առանց երկար ֆորմաների։

Օգտագործման դեպք 1. Լիդի արագ որակավորում և հանդիպման ամրագրում

Սցենար

Հնարավոր հաճախորդը գրում է. «Որքա՞ն է արժենում» կամ «Կարո՞ղ եք զանգել»։ Թիմը ուշ է պատասխանում, հետաքրքրությունը մարում է, լիդը սառում է։

Արդյունք

Որակավորել լիդը, ճիշտ ուղղորդել վաճառքի մեջ և ավտոմատ ամրագրել հանդիպում, կամ առաջարկել ինքնասպասարկման տարբերակ, եթե դեռ պատրաստ չէ։

Քայլ առ քայլ հոսք

• Trigger. հաղորդագրությունում կա գին, demo, call, consultation մտադրություն։
• Տվյալներ. անուն, ընկերություն, նպատակ, ամսական ծավալ (հարցումներ, պատվերներ, seats), նախընտրելի ալիք, ժամային գոտի։
• Կանոններ. եթե ծավալը բարձր է, ուղարկել վաճառքի թիմ; եթե ցածր է, տալ պլաններ և nurture; եթե նշվում է մրցակից, նշել որպես կարևոր։
• Գործողություններ. ստեղծել/թարմացնել CRM լիդ; նշանակել պատասխանատու; առաջարկել ժամանակներ; ամրագրել օրացույցում; պահել տրանսկրիպտը։
• Հաստատում. «Ամրագրված է երեքշաբթի 14:00-ին։ Ահա հրավերը և օրակարգը»։
• Fallback. եթե հարցնում է պայմանագրային հատուկ կետեր, փոխանցել մարդուն՝ ամփոփումով։
• Չափումներ. առաջին պատասխանի ժամանակ, ամրագրումների տոկոս, որակավորված լիդերի տոկոս, no-show։

Staffono.ai-ի միջոցով սա կարող է աշխատել 24/7, հատկապես WhatsApp և Instagram-ում, որտեղ շատ լիդեր գալիս են աշխատանքային ժամերից դուրս։

Օգտագործման դեպք 2. Պատվերի կարգավիճակ և առաքման բացառությունների կառավարում

Սցենար

«Որտե՞ղ է իմ պատվերը» հարցը բերում է ձեռքով որոնումների, tracking հղումների պատճենման և ուշացումների մասին բողոքների։

Արդյունք

Ակնթարթորեն տալ tracking, հայտնաբերել խնդիրները և միայն անհրաժեշտ դեպքում ստեղծել տիկեթ։

Քայլ առ քայլ հոսք

• Trigger. order status, tracking, delivery, courier, «չեմ ստացել»։
• Տվյալներ. պատվերի համար, հեռախոս կամ email, որը օգտագործվել է, (ըստ ցանկության) փոստային կոդ՝ ստուգման համար։
• Կանոններ. եթե նշվում է delivered, առաջարկել «հայտնել խնդիր» ուղի; եթե ուշացում կա SLA-ից դուրս, դարձնել urgent; եթե հասցեի խնդիր է, ուղղորդել լոգիստիկա։
• Գործողություններ. բերել տվյալներ առաքման պրովայդերից; թարմացնել CRM; բացառության դեպքում ստեղծել տիկեթ; անհրաժեշտության դեպքում ծանուցել առաքիչին։
• Հաստատում. tracking հղում, վերջին սկան, ETA և հաջորդ թարմացման ժամանակ։
• Fallback. եթե նույնականացումը չի ստացվում, փոխանցել մարդուն՝ առկա տվյալներով։
• Չափումներ. տիկեթների կրճատում, միջին սպասարկման ժամանակ, ուշացումների լուծման ժամանակ։

Staffono-ն կարող է լինել մշտական «առաքման կոնսյերժը» և զգալիորեն նվազեցնել կրկնվող ծանրաբեռնվածությունը։

Օգտագործման դեպք 3. Ամրագրումների տեղափոխում քաղաքականության պահպանմամբ

Սցենար

Հաճախորդը երեկոյան գրում է. «Կարո՞ղ եմ տեղափոխել ժամս»։ Թիմը ձեռքով է փորձում պահել տեղափոխման պատուհանները և կանխավճարի կանոնները, որոշումները դառնում են անհամապատասխան։

Արդյունք

Տեղափոխել ամրագրումը քաղաքականության սահմաններում, անհրաժեշտության դեպքում վերցնել վճար կամ կանխավճար, և թարմացնել օրացույցը։

Քայլ առ քայլ հոսք

• Trigger. reschedule, change time, cancel։
• Տվյալներ. ամրագրումի կոդ, անուն, նախընտրելի նոր օրերի միջակայք, (ըստ ցանկության) պատճառ։
• Կանոններ. եթե ազատ տեղափոխման պատուհանում է, թույլատրել; եթե ոչ, պահանջել վճար; եթե հաճախ է փոխում, պահանջել հաստատում աշխատակցից։
• Գործողություններ. ստուգել հասանելի ժամերը; առաջարկել 3 տարբերակ; թարմացնել ամրագրման համակարգը; անհրաժեշտության դեպքում ստեղծել վճարման հղում։
• Հաստատում. «Հաստատված է ուրբաթ 11:30-ին։ Ձեր կրեդիտը գործում է մինչև [ամսաթիվ]»։
• Fallback. եթե վիճարկում է վճարը, փոխանցել մարդուն՝ քաղաքականության հատվածով և պատմությամբ։
• Չափումներ. հաջող տեղափոխումների տոկոս, չեղարկումների նվազում, խնայված ժամանակ։

Staffono.ai-ը օգտակար է, քանի որ ամրագրումն ու հաղորդագրությունը միացվում են մեկ հոսքի մեջ, և կանոնները կիրառվում են նույն կերպ յուրաքանչյուր անգամ։

Օգտագործման դեպք 4. Առաջարկից մինչև հաշիվ ծառայությունների բիզնեսների համար

Սցենար

Հաճախորդը խնդրում է առաջարկ, դուք տվյալներ եք հավաքում տարբեր հաղորդագրություններով, հետո ինչ-որ մեկը ձեռքով PDF է պատրաստում և մոռանում հետևել։

Արդյունք

Հավաքել պահանջները, արագ ստեղծել առաջարկ, հաստատումից հետո ստեղծել հաշիվ և ավտոմատ follow-up անել։

Քայլ առ քայլ հոսք

• Trigger. price, quote, estimate։
• Տվյալներ. ծառայության տեսակ, հասցե/տեղակայություն, չափ/քանակ, ժամկետ, լուսանկարներ կամ ֆայլեր։
• Կանոններ. եթե համապատասխանում է ստանդարտ փաթեթի, ավտո-գնագոյացում; եթե custom է, փոխանցել գնահատողին, բայց պահել հաճախորդին տեղեկացված։
• Գործողություններ. ստեղծել opportunity; գեներացնել առաջարկ գնագոյացման կանոններով; ուղարկել հաստատման հղում; հաստատումից հետո ստեղծել հաշիվ և վճարման հղում։
• Հաստատում. «Ահա ձեր գնահատականը։ Պատասխանեք ‘approve’, որպեսզի ամրագրենք ժամկետը»։
• Fallback. եթե տվյալներ չկան, խնդրել նորից; եթե ծավալը անսովոր է, փոխանցել մարդուն՝ կառուցվածքային ամփոփումով։
• Չափումներ. առաջարկի պատրաստման ժամանակ, հաստատումների տոկոս, վճարման միջին ժամանակ։

Սա լավ է աշխատում Staffono.ai-ի նման conversational ավտոմատացման հետ, քանի որ հաճախորդը նախընտրում է ուղարկել մանրամասներ ու լուսանկարներ չաթով, ոչ թե լրացնել երկար ֆորմա։

Օգտագործման դեպք 5. Վերադարձներ և փոխանակումներ՝ իրավասության ստուգմամբ

Սցենար

Վերադարձը բերում է երկար երկխոսությունների. արդյոք իրավասու է, ինչ վիճակ է, որտեղ է պիտակը, ինչպես է ուղարկվում։

Արդյունք

Հաստատել իրավասու վերադարձները, ստեղծել պիտակներ և պահել հաճախորդին տեղեկացված՝ առանց ձեռքով աշխատանքի։

Քայլ առ քայլ հոսք

• Trigger. return, exchange, wrong size, damaged, refund։
• Տվյալներ. պատվերի համար, ապրանք, պատճառ, վնասի լուսանկարներ, նախընտրելի արդյունք (refund կամ exchange)։
• Կանոններ. ստուգել վերադարձի ժամկետը; վնասի դեպքում պահանջել լուսանկար; եթե final sale է, առաջարկել store credit կամ մերժել հստակ բացատրությամբ։
• Գործողություններ. ստեղծել RMA; գեներացնել առաքման պիտակ; թարմացնել պահեստային կարգավիճակ; անհրաժեշտության դեպքում կազմակերպել pickup։
• Հաստատում. «Հաստատված է։ Ահա պիտակը։ Սքանավորումից հետո վերադարձը կատարվում է 3-5 աշխատանքային օրվա ընթացքում»։
• Fallback. եթե կան ռիսկային ազդանշաններ (շատ վերադարձներ, անհամապատասխան տվյալներ), փոխանցել մարդուն։
• Չափումներ. հաստատման ժամանակ, deflection rate, վերադարձից հետո կրկնակի գնումների տոկոս։

Ներդրման checklist, որպեսզի կառուցեք օրերի մեջ, ոչ թե ամիսների

Որպեսզի այս հոսքերը ներդնեք քայլ առ քայլ, պահեք շրջանակը փոքր.

• Սկսեք մեկ ալիքից, որտեղ ծավալն ամենաբարձրն է (հաճախ WhatsApp կամ Instagram)։
• Սահմանեք նվազագույն տվյալները և հետո ավելացրեք լրացուցիչ դաշտեր։
• Գրեք էսկալացիայի կանոնները նախքան ավտոմատացումը։
• Չափեք մետրիկաները առաջին օրից. արձագանքի ժամանակ, ավարտման տոկոս, փոխանցումների տոկոս։
• Անցկացրեք 2 շաբաթ պիլոտ և շաբաթական բարելավեք տրանսկրիպտների հիման վրա։

Ամենամեծ շահը հաճախ գալիս է հետևողականությունից. յուրաքանչյուր հաճախորդ ստանում է պարզ քայլեր, և յուրաքանչյուր փոխանցում աշխատակցին գալիս է կառուցվածքային ամփոփումով։

Ինչպիսին է լավ արդյունքը մեկնարկից հետո

Լավ կառուցված «ավտոմատացման հերթը» տալիս է կանխատեսելի արդյունքներ. ավելի քիչ կրկնվող տիկեթներ, արագ լիդերի արձագանք, մաքուր CRM տվյալներ և ավելի բարձր կոնվերսիա նույն տրաֆիկից։ Ձեր թիմը ավելի քիչ ժամանակ է ծախսում տվյալներ պատճենելու վրա և ավելի շատ ժամանակ է հատկացնում բացառություններին, բանակցություններին և հարաբերություններին։

Եթե ցանկանում եք գործնական ձևով գործարկել այս սցենարները տարբեր մեսենջերային ալիքներում և ունենալ 24/7 աշխատող AI «անձնակազմ», Staffono.ai (https://staffono.ai) կարող է օգնել կառուցել և գործարկել AI աշխատակիցներ, որոնք որակավորում են լիդերը, կառավարում ամրագրումները, պատասխանում աջակցության հարցերին և запуска են բիզնես գործողությունները շուրջօրյա։ Սկսեք մեկ հոսքից, չափեք արդյունքը, և հերթով ավելացրեք հաջորդը, մինչև հաղորդագրությունները դառնան մասշտաբավորվող աճի շարժիչ։