Բլոգի մանրամասներ

«Մեզ ավտոմատացում է պետք» արտահայտությունը հաճախ նշանակում է «մեզ պետք է ավելի քիչ ընդհատումներ»։ Ամենաարագ ճանապարհը մեծ թվային վերափոխման նախագիծը չէ, այլ այն, որ ձեր ամենօրյա հարցումները դարձնեք կրկնվող և ավարտվող հոսքեր, որոնք աշխատում են ինքնաշխատ։

Այս հոդվածում կտեսնեք գործնական մեթոդ, թե ինչպես վերցնել հաղորդագրությունների արխիվը (WhatsApp, Instagram DM, Facebook Messenger, Telegram, web chat) և այն վերածել արտադրական AI հոսքերի։ Կլինեն նաև իրական սցենարներ քայլ առ քայլ, որպեսզի արժեքը հասցնեք արտադրության 48 ժամում, ոչ թե ամիսների ընթացքում։ Staffono.ai-ի նման հարթակները հենց դրա համար են ստեղծված. 24/7 AI աշխատակիցներ, որոնք վարում են հաղորդակցությունը, ամրագրումները և վաճառքը տարբեր ալիքներով և արդյունքները կապում ձեր օպերացիոն գործընթացների հետ։

Ինչու հաղորդագրությունների արխիվը լավագույն «use case» ցուցակն է

Շատ բիզնեսներում հաճախորդների վարքը արդեն ստանդարտ է։ Նույն հարցերը կրկնվում են. գին, հասանելիություն, առաքման ժամկետ, վերադարձի պայմաններ, «կարո՞ղ եմ վաղը ամրագրել», «կա՞ պահեստում», «որտե՞ղ է իմ պատվերը»։ Սրանք հազվադեպ դեպքեր չեն, այլ հիմնական ծանրաբեռնվածությունը։

Հաղորդագրությունները արժեքավոր են, քանի որ պարունակում են.

• Նպատակի ազդանշաններ (գնում, ամրագրում, բողոք, օգնության հարցում)
• Սահմանափակումներ (ամսաթվեր, հասցեներ, բյուջե, նախընտրելի ալիք)
• Հաջորդ օպերացիոն քայլերը (ստեղծել թիքեթ, պլանավորել, ուղարկել հաշիվ, թարմացնել CRM)
• Լեզվական ձևակերպումներ, որոնք իրականում օգտագործում են ձեր հաճախորդները

Երբ այդ իրականությունը դառնում է AI հոսքի հիմք, նվազում է ավելորդ հարցուպատասխանը և արագանում է ավարտը։ Staffono.ai-ը կարող է աշխատել հենց այնտեղ, որտեղ հաճախորդը գրում է, ճանաչել նպատակը, տալ նվազագույն պարզաբանումները և սկսել համապատասխան գործողությունը։

48-ժամյա գործարկման պլան

0-ից 4 ժամ. հավաքել և պիտակավորել խոսակցությունները

Հավաքեք կամ արտահանեք 50-ից 200 վերջին խոսակցություն յուրաքանչյուր ալիքից։ Չափը մի գերագնահատեք, դուք փնտրում եք կրկնվող ձևեր։

• Նշեք հաճախորդի առաջին հաղորդագրությունը
• Պիտակավորեք նպատակը (լիդ, ամրագրում, աջակցություն, պատվերի կարգավիճակ, չեղարկում, գործընկերություն)
• Ֆիքսեք, թե ինչ է նշանակում «ավարտված» (ամրագրված, վճարված, թիքեթ ստեղծված, վերադարձ կատարված, հանդիպում հաստատված)

4-ից 12 ժամ. ընտրել մեկ հոսք յուրաքանչյուր արժեքային կատեգորիայի համար

Ընտրեք մեկը եկամտի համար (լիդից մինչև հանդիպում), մեկը օպերացիայի համար (ամրագրում կամ ժամանակացույց), և մեկը աջակցության համար (տրիաժ)։ Յուրաքանչյուրը պետք է լինի բավական փոքր, որպեսզի արագ ներդրվի։

12-ից 24 ժամ. սահմանել նվազագույն տվյալները և փոխանցման կետը

Յուրաքանչյուր հոսք պետք է պատասխանի երկու հարցի.

• Ի՞նչ տվյալներ են պետք գործը ավարտելու համար
• Ե՞րբ է անհրաժեշտ մարդու միջամտություն, եթե անհրաժեշտ է

Օրինակ, ամրագրման համար կարող են պետք լինել ծառայության տեսակ, ցանկալի ժամ/օր, հասցե, անուն, հեռախոս։ Մարդու փոխանցումը կարող է լինել, եթե հաճախորդը պահանջում է ոչ ստանդարտ զեղչ կամ հատուկ փաթեթ։

24-ից 48 ժամ. կառուցել, փորձարկել և գործարկել վերահսկիչ կանոններով

Սկսեք մեկ ալիքից, փորձարկեք ներքին հաղորդագրություններով, հետո միացրեք ներգնա հոսքի փոքր մասի վրա։ Սահմանեք պարզ կանոններ. երբ հաստատել, երբ հարց տալ, երբ էսկալացնել։ Staffono.ai-ը դա դարձնում է գործնական, քանի որ կարող եք տեղակայել AI աշխատակիցներ միաժամանակ տարբեր ալիքներում և պահել նույն տրամաբանությունը, բայց բնական տոնով։

Use case 1. Լիդերի հավաքագրում, որակում և ուղղորդում 2 րոպեում

Սցենար. Հաճախորդը գրում է «Ի՞նչ արժե» կամ «Կարո՞ղ եք մանրամասներ ուղարկել»։ Թիմը ուշ է պատասխանում, լիդը կորում է, տվյալները չեն կառուցվածացվում։

Քայլ առ քայլ հոսք

• Trigger. Նոր ներգնա հաղորդագրություն վաճառքի բառերով (գին, արժեք, առաջարկ, demo, մանրամասներ)
• AI գործողություն. Տալ մեկ որակող հարց մեկ անգամ. «Ի՞նչ նպատակ ունեք», հետո «Ո՞ր ժամկետում եք ուզում սկսելու», հետո «Ո՞րն է կապի լավագույն տարբերակը»
• Տվյալների հավաք. Անուն, ընկերություն (եթե կա), կարիք, բյուջեի միջակայք, ժամկետ, նախընտրելի ալիք
• Որոշում. Բարձր մտադրության դեպքում առաջարկել ժամանակացույց և ամրագրել զանգ։ Ցածր մտադրության դեպքում ուղարկել կարճ ամփոփում և follow-up հաջորդ քայլեր
• Փոխանցում. Ստեղծել CRM լիդ և ուղարկել պատասխանատուին ամփոփում. նպատակը, պատասխանները, առարկությունները

Առաջին ներդրումը. Խիստ հարցերի շարք և լիդի ամփոփման ձևաչափ։ Staffono.ai-ում AI աշխատակիցը կարող է նույնը անել WhatsApp-ում, Instagram-ում և web chat-ում, որպեսզի լիդերը չկորչեն ալիքների պատճառով։

Use case 2. Ամրագրում, որը նվազեցնում է չեղարկումները

Սցենար. Ծառայություններ մատուցող բիզնեսները ձեռքով են ամրագրում, հետո հետապնդում հաստատումները, հետո ունենում են no-show։ Թաքնված ծախսը ժամանակն է և կորցրած ժամերը։

Քայլ առ քայլ հոսք

• Trigger. «Ուզում եմ ամրագրել», «ազատ ժամ կա՞», կամ ծառայության ընտրություն չաթում
• AI գործողություն. Հավաքել ծառայության տեսակ, նախընտրելի օր/ժամի միջակայք, հասցե, և նախապայմաններ (նկարներ, ախտանշաններ, չափ, մարդկանց քանակ)
• Հասանելիության ստուգում. Հաստատել ազատ ժամերը ձեր կանոններով (սկզբում նույնիսկ պարզ օրացույցով)
• Հաստատում. Ուղարկել ամփոփում. օր, ժամ, հասցե, մոտավոր արժեք, պատրաստվելու քայլեր
• No-show կանխում. Խնդրել հաստատման արտահայտություն կամ ավանդի հղում, եթե կիրառելի է
• Հիշեցումներ. Ավտոմատ հիշեցում 24 ժամ և 2 ժամ առաջ, վերամրագրելու տարբերակով

Առաջին ներդրումը. Միատեսակ հաստատման հաղորդագրություն և վերամրագրելու ուղի։ Staffono.ai-ը կարող է լինել ձեր 24/7 ադմինիստրատորը բոլոր հաղորդագրային հավելվածներում և պահել ամրագրումները ճշգրիտ նաև ոչ աշխատանքային ժամերին։

Use case 3. Աջակցության տրիաժ, որը դադարեցնում է «վերահասցեավորումների շղթան»

Սցենար. Աջակցության հարցերը գալիս են չաթ, փոխանցվում են ներսում, հաճախորդը կրկնում է նույնը, աշխատակիցները տալիս են նույն հարցերը։

Քայլ առ քայլ հոսք

• Trigger. Բողոքի բառեր (չի աշխատում, կոտրված, վերադարձ, ուշացել է, սխալ ապրանք)
• AI գործողություն. Հավաքել նվազագույն դիագնոստիկ տվյալները. պատվերի ID, email/հեռախոս, խնդրի կատեգորիա, անհրաժեշտ হলে նկար
• Դասակարգում. Ուղղորդել դեպի վճարումներ, լոգիստիկա, տեխնիկական աջակցություն կամ հաշվի փոփոխություններ
• Անմիջական օգնություն. Տալ ամենահավանական 3 քայլերը, եթե խնդիրը համապատասխանում է հայտնի պատտերներին
• Թիքեթ. Ստեղծել կառուցված թիքեթ հստակ ամփոփումով և կցորդներով
• Էսկալացիա. Անմիջապես էսկալացնել, եթե կա իրավական սպառնալիք, chargeback կամ անվտանգության ռիսկ

Առաջին ներդրումը. Չաթի ներսում ընդունման կառուցված «ֆորմ» և ուղղորդման կանոններ։ Staffono.ai-ը կարող է պահել բնական խոսակցությունը, բայց տալ կառուցված արդյունք ձեր թիմին։

Use case 4. Պատվերի կարգավիճակ և առաքման թարմացումներ

Սցենար. «Որտե՞ղ է իմ պատվերը» հարցը լցնում է inbox-ը։ Յուրաքանչյուր պատասխան պահանջում է ստուգել կարգավիճակը և գրել անհատական հաղորդագրություն։

Քայլ առ քայլ հոսք

• Trigger. «պատվեր», «tracking», «առաքում», «կարգավիճակ» բառերով հաղորդագրություններ
• AI գործողություն. Խնդրել պատվերի համարը կամ հեռախոսը, հաստատել նույնականացումը
• Կարգավիճակի ստացում. Ստանալ վերջին տվյալը ձեր համակարգից կամ նույնիսկ օրական արտահանման ֆայլից, եթե սկսում եք պարզ տարբերակով
• Թարմացում. Տալ կարգավիճակ, մոտավոր ժամկետ, և հաջորդ քայլը (պատուհան, pickup, կոնտակտ)
• Բացառություններ. Եթե ուշացումը անցնում է շեմը, առաջարկել տարբերակներ. վերադարձ, փոխարինում, արագացում, էսկալացիա

Առաջին ներդրումը. Պատրաստի հաղորդագրություններ յուրաքանչյուր փուլին (փաթեթավորվել է, ուղարկվել է, առաքման մեջ է, առաքվել է)։ Այնուհետև Staffono.ai-ը կարող է պատասխանել ակնթարթորեն բոլոր ալիքներում և միայն բացառությունները փոխանցել մարդկանց։

Use case 5. Հարցումից մինչև հաշիվ նախագծային ծառայությունների համար

Սցենար. Հաճախորդը ուզում է գնահատակ, դուք հարցնում եք մանրամասներ, հետո ինչ-որ մեկը ձեռքով պատրաստում է առաջարկ, հետո հաշիվն էլ մեկ օր է տևում։

Քայլ առ քայլ հոսք

• Trigger. «կարո՞ղ եք գնահատել», «գին այս աշխատանքի համար», «estimate», «proposal»
• AI գործողություն. Հավաքել ծավալը. չափեր, քանակ, վերջնաժամկետ, հասցե, նախընտրություններ, նկարներ/ֆայլեր
• Կանոններով միջակայք. Տալ արժեքի միջակայք և նշել ինչն է ազդում վերջնական գնի վրա
• Հաստատում. Եթե հաճախորդը համաձայն է, հավաքել հաշվարկային տվյալներ և ուղարկել վճարման հղում կամ ավանդ
• Ներքին փոխանցում. Ստեղծել աշխատանքային քարտ scope ամփոփմամբ և կցորդներով

Առաջին ներդրումը. Scope check-list և պարզ գնագոյացման մոդել։ Staffono.ai-ը կարող է ապահովել, որ յուրաքանչյուր հարցում հավաքի ճիշտ տվյալները, և դուք չմտնեք անորոշության մեջ դեռ սկզբում։

Ինչպես չափել հաջողությունը առանց բարդ վերլուծության

Յուրաքանչյուր հոսքի համար հետևեք մի քանի չափման.

• Օգտակար առաջին արձագանքի ժամանակ
• Ավարտման տոկոս (ամրագրված, թիքեթ ստեղծված, գնահատակ հաստատված)
• Էսկալացիայի տոկոս (որքան հաճախ է պետք մարդ)
• Հաճախորդի ջանք (քանի հաղորդագրությամբ է ավարտվում)

Նպատակը «մարդկանց զրո» չէ։ Նպատակը քիչ ընդհատումներն են և արագ ավարտվող արդյունքները։

Հաճախ հանդիպող սխալներ

• Շատ հարցեր սկզբում. Հարցրեք նվազագույնը, հետո շարունակեք։ Մնացածը կարելի է հավաքել հաստատումից հետո։
• Չկա «ավարտված» սահմանում. Սահմանեք վերջնական արդյունքը և կառուցեք հետադարձ։
• Տարբեր տոն տարբեր ալիքներում. Պահեք մի ձայն, կրկնեք փորձված պատասխանները։
• Բացառությունների ուղիներ չկան. Սահմանեք երբ ներողություն խնդրել, վերադարձ անել, վերամրագրել կամ էսկալացնել։

Եթե ուզում եք արագ գործարկել այս հոսքերը, սկսեք մեկ ալիքից և մեկ սցենարից, հետո ընդլայնեք։ Staffono.ai-ը օգնում է տեղակայել AI աշխատակիցներ, որոնք վարում են խոսակցությունները մինչև վերջ, հավաքում են կառուցված տվյալներ և պահում են օպերացիան շարժման մեջ 24/7։ Երբ պատրաստ եք հաղորդագրությունների արխիվը դարձնել համակարգ, որը ամրագրում է, որակում է և աջակցում է հաճախորդներին, Staffono-ն շատ գործնական մեկնարկ է։